PASO 1
- Leer la normativa del modelo de calidad vigente: NCR1000:2015.
- Conformar un equipo de trabajo que conozcan los procesos involucrados en la acreditación para que sea más fácil buscar la información.
- Definir la estrategia para recopilar las evidencias (Utilizar un repositorio en formato digital donde el auditor pueda acceder a toda la información).
PASO 2
Nos enfocaremos en la recolección de todas las evidencias que sustentarán la autoevaluación.
Por ahora solo deberán diligenciar las evidencias y colocarlas en la columna F y columna I de las hojas 3.1 hasta el 3.9 según detallamos aquí:
- Columna F (Fuente de Verificación): Colocar el nombre del documento que sirve como evidencia y sus detalles, por ejemplo: si es una normativa o procedimiento se debe especificar el literal al que se refiere. Eviten mencionar un documento a modo general. Traten de ser lo más específico posible en cada subcriterio.
- Columna I (Qué faltaría): Completar esta columna solo en caso de cumplir parcial o cuando no se cumple. Esta información es relevante para completar la hoja final llamada: "plan de trabajo".
Importante: En toda la plantilla, solo deberán escribir en las columnas sombreadas en color amarillo. Las demás columnas no se tocan. Los datos que hemos completado en las áreas amarillas son ilustrativos, ustedes le dan el peso que consideren a cada ítem atendiendo a la realidad de su institución.
PASO 3
Establecemos las ponderaciones y la autoevaluación a cada criterio y subcriterio.
Empezaremos con:
- La hoja de "ponderación". Nos colocamos en la columna F (Ponderación Características) Ahí, le asignamos el peso a cada subcriterio sin exceder el 100% como resultado final.
- Las hojas "3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8 y 3.9" se refieren a los subcriterios de calidad, aquí ustedes asignarán un valoración en base a la escala del 2 al 5. Los datos los deberán colocar en la columna G (calificación).
PASO 4
Llenamos la hoja: "Plan de Trabajo".
- En esta hoja colocaremos los subcriterios que fueron identificados por un cumplimiento parcial o por el NO cumplimiento de los mismos (los subcriterios van desde la hoja 3.1 hasta la 3.9). A cada uno se le debe asignar una persona responsable y fecha de atención. Este plan de trabajo permite mejorar la valoración de la autoevaluación. Es posible que encuentren áreas de mejora que requieran una atención inmediata previo a la visita del par-evaluador, pero también es posible que encuentren otras áreas que ameritan un tiempo mayor para su solución. Lo importante es que cada institución tome consciencia de sus fortalezas y debilidades y pueda atenderlas.
